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Wie bewerbe ich mich um einen Kongress?
Das Basel Convention Bureau (CVB) begleitet Forschende durch den gesamten Bewerbungsprozess des Kongresses. Es berät die Forschenden, erarbeitet gemeinsam mit ihnen ein Bewerbungsdossier zuhanden des Entscheidungsgremiums, erstellt eine individuelle Präsentation über Basel und unterstützt die Forschenden bei Bedarf beim Vortragen.
Das CVB organisiert Inspektionsreisen für die Entscheidungsträgerinnen und -träger und begleitet die Forschenden bei den Besichtigungen vor Ort.
Des Weiteren steht es den Forschenden als kompetenter Ansprechpartner bei der Suche und Buchung von Tagungsstätten, der Wahl von Unterkünften und der etwaigen Selektion einer kompetenten Kongressagentur zur Seite.
Zeitpunkt des Kongresses
Bei der Datumsfindung sind eine Reihe von Kriterien zu bedenken:
- Zu welchem Zeitpunkt im Jahr ist es sinnvoll, einen Kongress zu organisieren?
- Beinhaltet der geplante Termin Feiertage oder Ferienzeiten? Andere Religionen und Länder beachten!
- Liegt der geplante Termin innerhalb der sogenannten «Kongressmonate» wie Mai, Juni, September, Oktober? In diesen Monaten werden sehr viele Kongresse organisiert, was zu Engpässen bei Locations und Unterkünften führen kann. Hingegen sind Monate wie Januar, Februar, Juli und August interessant, weil weniger Veranstaltungen stattfinden und ggfs. günstigere Preise verhandelt werden können.
- Parallelverstaltungen – findet ein Kongress zum gleichen oder ähnlichen Thema statt (in der Stadt oder auch in einer anderen Stadt / Land), wird es schwierig sein, Teilnehmende, Aussteller und Sponsoren für sich zu gewinnen.
- Parallele Grossveranstaltungen in Basel (zum Beispiel Art Basel) können ebenfalls zu Infrastruktur-Engpässen führen.
- Einen Überblick auf die kommenden Kongresse in Basel bietet der Kongresskalender.
Timeline
Je nach Grösse der Veranstaltung hat die Organisation eine unterschiedlich lange Vorlaufzeit. Dies können ein paar Wochen und Monate bis hin zu Jahren sein.
Die wichtigsten Schritte für einen grossen, internationalen Kongress (mehr als 500 Teilnehmende) sind die folgenden:
- Letter of interest: ca 3 bis 4 Jahre vor dem Kongress
- Bewerbung / Erstellen Bid Book: ca 2 bis 3 Jahre vor dem Kongress
- Zuschlag: ca 1 bis 2 Jahre vor dem Kongress
- Verträge: ca 1 bis 1.5 Jahre vor dem Kongress
- Logistik: ca 1 bis 1.5 Jahre vor dem Kongress
- Teilnehmermanagement: ca 1 bis 1.5 Jahre vor dem Kongress
- Sponsoren /Aussteller: ca 1 bis 1.5 Jahre vor dem Kongress
Finanzen
Folgendes muss im Hinblick auf die Finanzen berücksichtigt und / oder erstellt werden:
- Budget: mit allen Einnahmen und Ausgaben rund um den Kongress
- Thema MwSt
- Vorauszahlungen: gewisse Partner (Venues, Caterer, Hotels) erwarten Zahlungen vor der Veranstaltung, auch dann, wenn zu diesem Zeitpunkt eventuell noch keine Einnahmen generiert wurden
- Sponsoring: Der finanzielle Beitrag von Sponsoren ermöglicht oftmals erst die Finanzierung eines Kongresses. Es lohnt sich, frühzeitig darüber nachzudenken, welchen Gegenwert ein Sponsor für sein finanzielles Engagement erhält
