Dateinamenkonvention
Die folgenden Tipps basieren auf Empfehlungen des Staatsarchivs Basel-Stadt und wurden für allgemeine Dateiablagen verfasst. Unter Umständen sind Anpassungen auf spezifische Anwendungen oder technische Umgebungen notwendig. Steht zum Beispiel nur eine begrenzte Zahl von Zeichen zur Verfügung, muss evtl. auf Kosten der Lesbarkeit auf Trennzeichen verzichtet werden, die Dokumenttypen können auf ein- oder zwei Stellen und die Jahreszahl der Datumsangaben kann auf zwei Zahlen reduziert werden.
Selbstverständlich können auch andere Systeme zum Einsatz kommen, Hauptsache, alle Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen eines Bereichs benützen dasselbe System.
Allgemeines
Dateinamen sollen möglichst aussagekräftig, aber gleichzeitig möglichst kurz sein.
Dateinamen setzen sich z.B. wie folgt zusammen:
1. Dokumenttyp
2. Kürzel der erstellenden Person
3. Inhalt / Betreff
4. Datum
Beispiel: KZP_pk_Wegwerfbecher_20200310
Als Trennzeichen zwischen den Teilen werden Unterstriche verwendet.
Als Trennzeichen innerhalb des Inhalt-/Betreffteils werden Bindestreiche verwendet.
Es sind keine sonstigen Sonderzeichen oder Leerschläge zu verwenden.
Da z.B. im Explorer etc. jeweils nach Erstelldatum oder Änderungsdatum einer Datei sortiert werden kann, sollte das Datum nicht an erster Stelle des Dateinamens stehen. Man vergibt sich so eine Sortiermöglichkeit der Dateien in einem Ordner.
Dokumenttypen
Die Dokumenttypen sind dreistellig und werden in Grossbuchstaben geschrieben. Vorschläge siehe Tabelle. Bei der Kreation neuer Dokumenttypen soll darauf geachtet werden, dass Typen von Dokumenten benannt werden und nicht Inhalte. Inhalte werden im Inhalt / Betreff-Teil benannt.
Vorschläge für Dokumenttypen
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ANZ |
Aktennotiz |
MIT |
Mitteilung |
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APR |
Arbeitspapier |
OFR |
Offerte |
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ANL |
Anleitung |
PRL |
Protokoll |
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BER |
Bericht |
PRS |
Präsentation |
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BRF |
Brief |
REG |
Reglement |
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DOK |
Dokumentation |
RNG |
Rechnung |
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EIN |
Einladung |
TRK |
Traktandenliste |
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FRM |
Formular, Vorlage |
VRT |
Vertrag |
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KZP |
Konzept |
VRZ |
Verzeichnis, Tabelle |
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MEM |
Memo |
ZEG |
Zeugnis |
Kürzel bei von Extern erhaltenen Dokumenten
Bei allen empfangenen also externen Dokumenten, wird als Kürzel der erstellenden Person "Ext" gesetzt.
Beispiel: OFR_Ext_Wegwerfbecher_20200325
Inhalt / Betreff
Der Inhalt- bzw. Betreffteil soll aussagekräftig sein.
Vom Allgemeinen zum Speziellen, vom Wichtigen zum weniger Wichtigen kommen.
Angaben, welche aus der Ordnungsübersicht (Registraturplan) schon gegeben sind, sind nicht zu wiederholen. So werden zum Beispiel Rekurse, welche unter der Registraturplanposition "Rekurse" abgelegt sind, nur noch mit Name, Vorname und Rekursinhalt benannt. Der Begriff "Rekurs" wird nicht wiederholt.
Begriffe sind einheitlich anzusetzen. Es sind gängige Abkürzungen zu verwenden oder einzuführen.
Werden Personennamen verwendet, sind sie mit "Name-Vorname" anzusetzen.
Körperschaften sind auszuschreiben. Gegebenenfalls sind gängige Abkürzungen zu verwenden oder einheitliche Kurznamen einzuführen.
Bei personenbezogenen Dokumenten wie Anfragen, Rekursen etc.: zuerst Name, Vorname, dann Inhalt des Geschäftes: Beispiel: BRF_ia_Müller-Heinrich-VB-Verfügung_20080324.
Bei Protokollen: zuerst Angabe des Gremiums, dann Sitzungsdatum statt Datum des Protokolls: Beispiel: PRL_wa_GL_20080425
Datum
Das Datum wird vollständig in folgendem Format ohne Punkt und Komma angegeben: [yyyymmdd].
Monate und Tage werden immer zweistellig angegeben, einstellige unter Ergänzung einer 0.
Beispiel: PRL_mea_Muba-Verwaltungsrat_20200201
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Susanne Grulich Zier
Universitätsarchivarin
