Anleitung: Umpacken von Papier-Unterlagen für die Ablieferung an das Staatsarchiv
Das Umpacken erfolgt erst, nachdem das Staatsarchiv Basel-Stadt (StABS) die Unterlagen bewertet hat, und feststeht, welche Unterlagen zur langfristigen Archivierung übergeben werden. Dazu hat das StABS auf der Angebotsliste zu jeder Position eine entsprechende Bewertung vorgenommen (Archivierung, Archivierung in Auswahl, Kassation, Übernahme zur späteren Bewertung im Archiv). Diese Angebotsliste wird durch die Aufnahme der Schachtelnummer und weiteren Angaben zur Ablieferung zur Ablieferungsliste.
Nach der Bewertung durch das Staatsarchiv:
1. Mit der Universitätsarchivarin die Bestellung von entsprechendem archivfähigem und alterungsbeständigem Verpackungsmaterial absprechen. Das Material muss in der Regel vom Unterlagenanbieter im StABS bzw. in einem Aussenlager am Dreispitz abgeholt werden. Sondermaterial wird manchmal auch direkt geliefert.
2. Unterlagen, welche gemäss Bewertungsentscheid nicht dem Archiv übergeben werden, aussondern. Bei deren Vernichtung darauf achten, dass personenbezogene Unterlagen datenschutzgerecht vernichtet werden (shreddern) und nicht in das Altpapier gelangen.
3. Unterlagen, welche gemäss Bewertungsentscheid dem Archiv übergeben werden, müssen in die neuen Behältnisse verpackt bzw. umgepackt werden.
4. In die Angebotsliste eine neue Spalte aufnehmen und dort eintragen, in welchen Schachteln sich die Unterlagen befinden. (Angebotsliste = Ablieferungsliste, mit zusätzlichen Angaben)
Eine detaillierte Anleitung zum Umpacken der Unterlagen kann bei der Universitätsarchivarin bezogen werden.
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Susanne Grulich Zier
Universitätsarchivarin
