Erstellung und Aufbewahrung von Unterlagen

Wissenschaftliche Nachlässe von Lehrstuhlinhaber/innen werden von der Handschriftenabteilung der Universitätsbibliothek gesammelt und können dieser durch die betreffenden Personen oder ihren Nachkommen angeboten werden.

Aktenführung
(auch Records Management oder Schriftgutverwaltung)

Basis der Aktenführung sind:

• eine Weisung für die Erstellung und Aufbewahrung von Unterlagen (in jeder Organisationseinheit)
• eine Ordnungsübersicht über die entstehenden Unterlagen (Papier und/oder elektronisch)
• die Ablage von zusammengehörenden Unterlagen zu Geschäftsvorgängen in Dossiers (pro Geschäft ein Dossier, Papier oder elektronisch). D.h. alle an einem Geschäft beteiligten Personen legen im selben Dossier ab. Dies vermeidet Mehrfachablagen von Dokumenten. Geschäftsrelevante Mails werden ebenfalls im dazugehörigen Dossier abgelegt. Personenbezogene Ablagen gibt es nicht.

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Verantwortlichkeiten

Die Verantwortung für die sachgemässe Ablage aller administrativen Unterlagen in einer Organisationseinheit wird einer Funktion (z.B. Geschäftsführung) zugeordnet (keiner Person). Die Person, die diese Funktion innehat, ist für die Erstellung und Pflege einer Ordnungsübersicht sowie die strukturierte und ordnungsgemässe Aufbewahrung der elektronischen Unterlagen und der Papierunterlagen zuständig. Sie ist in diesem Zusammenhang Ansprechpartner aller Mitarbeiter/Innen und regelt in Absprache mit diesen den Zugang zu Magazinräumlichkeiten und die Deponierung von Unterlagen. Zudem berät sie in allgemeinen Fragen der Aktenaufbewahrung, besorgt notwendiges Verpackungsmaterial und ist Kontaktperson zur Universitätsarchivarin, wenn es sich um Anfragen aller Art zu Unterlagen, die sich bereits im Staatsarchiv befinden, handelt (Prüfungsbestätigungen etc.).
Die Person, die die Funktion innehat, kann die Aufgabe delegieren.

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Ordnungsübersicht

In jeder Organisationseinheit gibt es eine Ordnungsübersicht (oder Akten- oder Registraturplan) über die entstehenden und entstandenen Unterlagen.

Beispielvorlage Ordnungsübersicht: Vorlage Ordnungsübersicht

(Für Unterlagen, die nicht nach einer Ordnungsübersicht strukturiert sind und die dem StABS zur Übernahme angeboten werden (Papier oder elektronisch), wird ein Verzeichnis erstellt.

Beispielvorlage Bestandsaufnahme: Vorlage Bestandsaufnahme

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Aufzubewahrende Unterlagen

Unterlagen sind alle unabhängig vom Informationsträger aufgezeichneten Informationen, die bei der Erfüllung der Aufgaben empfangen oder erstellt werden sowie alle Hilfsmittel und ergänzenden Daten, die für das Verständnis dieser Informationen und deren Nutzung notwendig sind.
Die Unterlagen werden an der Universität nicht dauerhaft, sondern nur befristet, aufbewahrt. Sie werden dem Staatsarchiv via das Universitätsarchiv periodisch, mindestens aber alle 10 Jahre (Prüfungsunterlagen alle 5 Jahre), zur Übernahme angeboten, wenn rechtliche Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind und sie nicht mehr zur Erledigung der laufenden Aufgaben benötigt werden.
Die Archivwürdigkeit der Unterlagen wird vom Staatsarchiv Basel-Stadt (in Abstimmung mit dem Universitätsarchiv und der Organisationseinheit) bestimmt. Angebotene Unterlagen, welche das Staatsarchiv nicht übernimmt, sind zu vernichten. Dies gilt insbesondere für Personendaten, welche datenschutzgerecht zu vernichten sind.

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Umgang mit geschäftsrelevanten Unterlagen (Papier oder elektronisch)

In jeder Organisationseinheit ist festzulegen, ob das Papierdossier oder das elektronische Dossier das Masterdossier ist. Dies wird in der Ordnungsübersicht festgehalten. Das Masterdossier enthält alle geschäftsrelevanten Dokumente zu einem Vorgang. Ist das Masterdossier die Papierversion, so werden alle geschäftsrelevanten elektronischen Dokumente und Emails ausgedruckt und in das Dossier gelegt. Ist das Masterdossier die elektronische Version, so werden geschäftsrelevante Papierdokumente eingescannt und dem elektronischen Dossier beigefügt. Auch geschäftsrelevante Emails werden dem elektronischen Dossier beigefügt. Wo dies nicht möglich ist und es zu einem Medienbruch innerhalb des Dossiers kommt, wird über eine einheitliche Aktenplannummer bzw. über eine Struktur entsprechend der Ordnungsübersicht und mit entsprechenden Dateinamen für einen Bezug zwischen den Dokumenten gesorgt, so dass trotz Medienbruch alle Informationen zu einem Geschäft nachvollziehbar bleiben.
Alle an der Bearbeitung eines Geschäfts beteiligten Personen legen im selben Dossier ab. Die Ablage von geschäftsrelevanten elektronischen Unterlagen auf persönlichen Laufwerken oder auf Harddisks ist zu vermeiden.
Die elektronischen Unterlagen auf einem Server werden nach der Ordnungsübersicht der Organisationseinheit gegliedert.
Wo immer möglich, sollten jeweils gängige Dateiformate verwendet werden.

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Dateinamenkonvention

In jeder Organisationseinheit gibt es eine Dateinamenskonvention, damit die Vergabe der Dateinamen einheitlich erfolgt. Nur so wird, neben der Zuordnung zu einem Dossier, die einfache Auffindbarkeit von Dokumenten gewährleistet. Die Benennung der Dateinamen kann von jeder Organisationseinheit selbst bestimmt werden. Wichtig ist, dass sich alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an diese Art der Benennung halten.
Hier die Empfehlungen des Staatsarchivs Basel-Stadt zur Datennamenskonvention.

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Umgang mit Personendaten

Unterlagen mit Personendaten (Papier oder elektronisch) sind vor dem Zugriff Unbefugter ausreichend zu sichern.

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Aufbewahrung von nicht mehr benötigten Papierunterlagen / Magazinräumlichkeiten

Die Unterlagen in Magazinräumlichkeiten sollen vor unbefugtem Zugang, Entwendung und Beschädigungen geschützt sein.
Es wird angegeben, wo sich diese befinden, und festgelegt, wer dort Zugang hat und welche Unterlagen wann dorthin gebracht werden. Über die Angaben im Ordnungssystem kann jederzeit festgestellt werden, welche Unterlagen sich dort befinden.

[Info: In einem Magazin ideal wären eine Temperatur von 18 Grad Celsius sowie eine Luftfeuchtigkeit von 50 %. Es sollte über das Jahr möglichst nicht zu grossen Temperaturschwankungen kommen (von Monat zu Monat nicht über 1 Grad Celsius und 5 % Luftfeuchtigkeit). Dachgeschosse sind daher eher nicht zu empfehlen. Auch das Eindringen von Wasser muss verhindert werden. (! Wasserleitungen etc.)]

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Art der Aufbewahrung

Nach Möglichkeit werden nicht mehr benötigte Unterlagen jährlich in das Magazin gegeben.
Unterlagen, die in Magazinräumlichkeiten gezügelt werden, müssen angeschrieben (Angabe von Herkunft, Titel und Laufzeit) und in einem Verzeichnis aufgelistet sein, sofern sie nicht über das Ordnungssystem eruiert werden können. Sie werden nicht in Umzugsschachteln belassen. Dies ermöglicht ihre weitere einfache Zugänglichkeit und dient der Übersichtlichkeit. Ausserdem werden Lagerungsschäden vermieden.
Werden die Dossiers schon bereinigt, bevor sie in das Magazin kommen, gestaltet sich eine spätere Ablieferung an das Staatsarchiv Basel-Stadt umso problemloser. Z.B. könnte man vorher alle nicht geschäftsrelevanten Unterlagen aus den Dossiers entfernen, bzw. gar nicht erst dort ablegen.
Nicht archivwürdige Unterlagen werden vernichtet. Bei der Entsorgung wird dem Datenschutz Rechnung getragen. Die Kosten für die Entsorgung gehen zu Lasten der entsprechenden Organisationseinheiten.

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Aufbewahrung von nicht mehr aktiven elektronischen Dossiers/Archivordner

Wird ein Dossier abgeschlossen, sollte es – analog zur Abgabe von Papierunterlagen in ein Magazin - in einem «Archivordner» abgelegt werden. Dieser hat im Prinzip dieselbe Ordnungsstruktur wie die aktiven Unterlagen.
Beim Abschluss sollten alle Unterlagen möglichst in PDFs umgewandelt werden. Dies erleichtert die spätere Ablieferung an das Staatsarchiv Basel-Stadt.
Für die Archivierung bzw. Dossierbereinung sollte man sich bewusst Zeit nehmen. Es könnte sich anbieten, dafür z.B. jeweils einen Tag im Jahr einzuplanen.