Mitarbeitendengespräch / Probezeitgespräch & Zielvereinbarung
Als Weiterentwicklung des Instrumentes «Jahresgespräch mit Zielvereinbarung, JG/ZV», das seit 2008 an der Universität Basel zum Einsatz kommt, stehen die Unterlagen neu elektronisch zur Verfügung. Das neue, digitale Instrument heisst «Mitarbeitendengespräch mit Zielvereinbarung (MAG/ZV)». Wer bisher das Instrument JG/ZV genutzt hat, wird bemerken, dass auch das neue Instrument auf Face-to-face-Gespräche setzt: beide Teilnehmenden bereiten sich gut darauf vor. Das Gespräch selber wird als wertschätzender, konstruktiver Dialog zwischen Führungskräften und Mitarbeitenden durchgeführt.
Zum Abgleichen der gegenseitigen Erwartungen, zum Einschätzen der Qualität der Zusammenarbeit und zur Planung der Stelleninhalte und –ziele führen Führungsbeauftragte (FB) und Mitarbeitende (MA) regelmässig (nach Möglichkeit einmal im Jahr, zu einem Zeitpunkt, der für die Organisationseinheit günstig ist) strukturierte Mitarbeitendengespräche, (MAG) durch und vereinbaren gemeinsam die Ziele für die anstehende Zusammenarbeitsperiode. Bei der Zielvereinbarung (ZV) werden sowohl die strategischen Ziele der Organisationseinheit (OE) festgehalten, als auch persönliche Entwicklungsziele für den/die Mitarbeitende (MA) formuliert.
FB und MA besprechen unter vier Augen auf der Basis der Stelleninhalte in einem wertschätzenden, dialogischen Gespräch die Qualität der Arbeit der Stelleninhaberin/des Stelleninhabers («Leistungen und Verhalten»), die Arbeitssituation und das Entwicklungspotenzial der MA sowie die Zusammenarbeit im Team/ in der Organisationseinheit in der abgelaufenen Periode. Im Rahmen dieses Gesprächs geben Mitarbeitende den für sie verantwortlichen Führungsbeauftragten auch ein Feedback zu deren Führungsarbeit.
Mit Blick auf die Stelleninhalte und die Aufgaben/Aufträge der Organisationseinheit (OE) definieren Führungsbeauftragte und Mitarbeitende anschliessend gemeinsam die auf die Stelle bezogenen strategischen Ziele, bzw. die Entwicklungsziele der/des Mitarbeitenden für die kommende Zusammenarbeitsperiode.
Die Ergebnisse des Mitarbeitendengesprächs (MAG) werden auf den von Leadership & Development zur Verfügung gestellten pdf-Unterlagen in Stichworten dokumentiert. Am Ende des Gesprächs geht eine Kopie oder ein pdf-Formular als Arbeitsunterlage an den/die MA. Der/die FB bewahrt die Dokumentation der Gespräche mit den MA als Referenz zur Orientierung auf.
Bei Wechsel in der Führung, bzw. nach Ablauf der Amtszeit in einer Leitungsfunktion in Departement, Fakultät oder Rektorat im Rahmen der universitären Selbstverwaltung werden die Unterlagen der Führungsbeauftragten nicht an die/den nachfolgende Führungsperson weitergegeben, sondern gehen an die einzelnen MA zurück, bzw. werden vernichtet.
Die Dokumentation zu Mitarbeitendengesprächen und Zielvereinbarungen bleibt vertraulich. Das Original mit den Notizen, die im Lauf des Gespräches gemacht werden, bleibt in der Obhut der/des FB. Eine Kopie davon geht an den/die MA, damit er/sie sich bei der Arbeit an den vereinbarten Stellenzielen orientieren kann.
Die Unterlagen für das MAG/ZV werden ausdrücklich nicht für Korrekturgespräche oder zur Disziplinierung von Mitarbeitenden eingesetzt – die Dokumentation darf nicht Grundlage für Abmahnungen werden.
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POE-Toolbox Mitarbeitendengespräche | Beispiel für den Jahreszyklus zur Durchführung von MAG und Überprüfung der Zielvereinbarungen (ZV). link.zoom
Kurzanleitung MAG und ZV
Vorbereiten
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Termin vereinbaren (2 Stunden reservieren).
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Ca. 14 Tage Vorlauf zur Vorbereitung berechnen.
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Sicherstellen, dass beide Gesprächsteilnehmenden Zugang zu den Unterlagen haben.
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Beide Gesprächsteilnehmenden bereiten sich vor.
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Für die ganze Periode konkrete Beispiele vergegenwärtigen.
– positive Beispiele von Erfolgen und Gelungenem sowie
– Beispiele für Unerledigtes, Optimierbares mit ersten Ideenzu Veränderung.
Standort im Gespräch bestimmen
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Konstruktiver Dialog anhand der vorbereiteten Notizen.
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FB und MA wechseln sich ab.
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Themen und Inhalte anhand der Gesprächsunterlagen.
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FB und MA gestalten den Austausch gemeinsam und wertschätzend.
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FB und MA leiten aus dem MAG gemeinsam Ziele ab.
Ziel vereinbaren
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FB und MA verständigen sich über die relevanten Themen und Inhalte, die dokumentiert werden.
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Standortbestimmung zur abgelaufenen Zusammenarbeitsperiode.
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Sie vereinbaren Ziele für die kommende Periode.
Dokumentieren
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Original der Dokumentation bei FB, Kopie an MA (bei Führungswechsel vernichtet FB die Originale, bzw. händigt sie MA aus).
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Zur Qualitätssicherung wird eine verschlüsselte Kopie im zentralen HR archiviert: mag@unibas.ch.
