Datenschutz in der Administration

Für die Bearbeitung (d.h. erheben, speichern, bekanntgeben, löschen, etc.) von personenbezogenen Daten durch die Universität als öffentlich-rechtliche Anstalt, bedarf es entweder einer gesetzlichen Grundlage (z.B. § 7 Studierendenordnung; § 42 Personalordnung) oder der gesetzlichen Zuweisung einer Aufgabe an die Universität, für deren Erfüllung das Bearbeiten von Personendaten notwendig ist (z.B. allgemeiner Forschungsauftrag § 1 Universitätsstatut). 

Während die gesetzliche Grundlage die generelle Bearbeitung abdeckt, bedarf es für die konkrete, auf die einzelne Person bezogene Bearbeitung, grundsätzlich einer zusätzlichen informierten Einwilligung der betroffenen Personen.

Im Weiteren darf eine Datenbearbeitung immer nur auf einen bestimmten Zweck hin erfolgen, sie muss zudem verhältnismässig sein und es gilt das Gebot der Transparenz zu befolgen. Bei Projekten mit vulnerablen Personen (z.B. Kindern) oder in speziellen Settings (z.B. anonyme Datenerhebung) gilt es zudem weitere Besonderheiten zu beachten.

Mehr dazu erfahren Sie in den entsprechenden Merkblättern. 

Die Universität Basel ist für die Bearbeitung von personenbezogenen Daten in Lehre, Forschung und Verwaltung verantwortlich (sog. „Verantwortliche“ oder „Controller“).
Dazu dürfen in der Regel universitätsexterne Dritte beigezogen werden (sog. „Auftragsdatenbearbeiter" oder „Processor“); die Universität bleibt jedoch für die Datenbearbeitung verantwortlich und muss den Umgang mit den Daten folglich durch einen Auftragsdatenverarbeitungsvertrag (AVV) absichern.

Umgekehrt kann die Universität Basel auch Auftragsdatenverarbeiterin für einen anderen Verantwortlichen sein, in diesem Fall wird sie selbst mittels eines AVV verpflichtet.

Eine Auftragsdatenbearbeitung liegt bspw. bei Nutzung einer Cloud vor, bei IT-Support durch einen externen Anbieter, bei Nutzung einer Transkriptionssoftware oder der Datenerhebung durch ein externes Marktforschungsinstitut. Im Bereich der Forschung wird der Austausch von (Gesundheits-)Daten und (biologischem) Material zwischen universitären oder anderen Institutionen ebenfalls durch vertragliche Vereinbarungen geregelt (vgl. dazu u.a. Unitectra, SPHN oder GrantsOffice). 

Aufgrund der Komplexität gewisser Kollaborationen und der unterschiedlichen Ausgangslagen sollte in jedem Fall eine individuelle Beratung und Vertragserstellung erfolgen. Kontaktieren Sie das Team der Datenschutzbeauftragten per E-Mail: datenschutz@unibas.ch.

Kaum eine Homepage, kein Social Media Auftritt und kein Prospekt kommt ohne Abbildungen von Personen aus. Dabei ist daran zu denken, dass neben dem urheberrechtlichen Schutz, welcher die Rechte des*der Fotograf*in an seinem*ihrem Werk schützt, Fotografien von Menschen grundsätzlich auch dem Recht am eigenen Bild als Teilaspekt des Persönlichkeitsschutzes unterliegen. Ergänzend sind die Bilder von Personen als personenbezogene Daten auch durch das Datenschutzgesetz geschützt.  

Eine Nutzung der Bilder, insbesondere die Verbreitung und Veröffentlichung auf Webseiten, Social Media etc. ist nur zulässig, wenn eine Einwilligung vorliegt. 

Das Team der Datenschutzbeauftragten unterstützt Sie bei der Ausarbeitung und Überprüfung entsprechender Dokumente; kontaktieren Sie uns per E-Mail: datenschutz@unibas.ch.

Die datenschutzrechtliche Prüfung hat zum Ziel, mögliche Risiken bereits vor der Erhebung und Bearbeitung von personenbezogenen Daten zu identifizieren und gegebenenfalls zu minimieren. Im universitären Alltag sind datenschutzrechtliche Prüfungen insbesondere vor der Durchführung eines Forschungsprojektes oder vor der Einführung eines neuen digitalen Dienstes für die Lehre, Forschung oder Administation von Relevanz. Dabei gilt es insbesondere zu eruieren, ob die Art der Daten oder deren Bearbeitung ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheit der betroffenen Personen birgt.

Erfahren Sie mehr dazu auf der Seite zu den datenschutzrechtlichen Prüfungen.

Für Webseiten

Wer eine Webseite betreibt, sammelt und bearbeitet Personendaten der Webseitenbesucher*innen. Daher braucht eine Webseite immer eine Datenschutzerklärung, die darüber Auskunft gibt, welche Personendaten, zu welchem Zweck, wie lange und von wem bearbeitet (z.B. Hostingprovider, Webanalyse, etc.) werden. Darüber hinaus muss die Datenschutzerklärung die Webseitenbesucher*innen auch auf ihre Rechte hinweisen (z.B. Auskunftsrechte oder Widerruf einer allfälligen Einwilligung).

Beachten Sie hierzu, dass für die jeweilige Webseite u.U. auch spezifische Nutzungsbestimmungen zu erstellen sind.

Das Team der Datenschutzbeauftragten unterstützt Sie bei der Ausarbeitung und Überprüfung entsprechender Dokumente; kontaktieren Sie uns per E-Mail: datenschutz@unibas.ch.

Für Formulare

Neben den automatisierten Daten (Logfiles), welche von jeder Webseite erhoben werden, können weitere personenbezogene Daten mittels Webformularen wie Kontakt- oder Anmeldeformulare für Newsletter oder Events erhoben werden. Wenn Sie solche Webformulare – auch nur temporär – verwenden, benötigen Sie dafür einen zusätzlichen Datenschutz-Hinweis. Beachten Sie hierzu das zum Download zur Verfügung stehende Merkblatt. 

Bei weiteren Fragen erreichen Sie das Team der Datenschutzbeauftragten jederzeit per E-Mail: datenschutz@unibas.ch.