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Kommunikation

Kommunikation

Die Kommunikation bei einer nachhaltigen oder „grünen“ Veranstaltung ist sehr wichtig, da es nicht nur darum geht, den Event als solches bekannt zu machen: Vielmehr sollen Teilnehmende, Mitarbeitende und ggf. beteiligte Firmen und Medien für ökologische und soziale Themen sensibilisiert und ihnen aufgezeigt werden, was sie selbst für eine nachhaltige Veranstaltung beitragen können. Wenn die geplanten Nachhaltigkeitsmassnahmen vor und während des Events gut kommuniziert und erklärt werden, können die Teilnehmenden den Sinn der Aktionen besser verstehen, so dass negativen Reaktionen vorgebeugt werden kann.

Die Sensibilisierung kann dazu beitragen, dass einige Teilnehmende oder Mitarbeitende die Ideen mit nach Hause nehmen und anfangen, sie selbst zu leben und weiterzutragen. Grössere Veranstaltungen und Konferenzen können auch eine positive Marketingwirkung nutzen: Als „Green Event“ übernehmen Sie als Veranstalterin oder Veranstalter eine Vorreiterrolle und können dies mit aktiver Öffentlichkeitsarbeit auch für eine verstärkte Wahrnehmung in den Medien und eine wachsende Attraktivität gegenüber Sponsoren nutzen.  

Massnahmen

1. Umweltfreundlich kommunizieren

Natürlich sollten Sie selbst versuchen, Ihre eigene Kommunikation möglichst umweltfreundlich zu gestalten. Nutzen Sie z.B. E-Mails statt Briefe und vermeiden Sie Ausdrucke, um Papier einzusparen. Mehr Tipps rund um das Thema nachhaltige Kommunikationsmaterialien finden Sie in der Rubrik „Konferenzmaterialien“.

Weitere Informationen:

Umweltfreundliche Kommunikationsmaterialien - Hier finden Sie Empfehlungen zu nachhaltigen Kommunikations- und Konferenzmaterialien.

2. Mitarbeitende informieren und sensibilisieren

Informieren und sensibilisieren Sie Ihr Team, bei der Veranstaltungsplanung und Durchführung auf Nachhaltigkeitsaspekte zu achten. Überzeugen Sie die Mitarbeitenden und Hilfskräfte von Ihrer Philosophie und ermuntern Sie sie, mit eigenen Ideen die Veranstaltung nachhaltiger zu gestalten. Nur wenn ihr Event-Team informiert und motiviert ist, kann es das Thema glaubwürdig vertreten und an die Teilnehmenden weitergeben. 

3. Vortragende sensibilisieren

Erklären Sie den Referentinnen und Referenten die Nachhaltigkeitsziele Ihres Events und bitten Sie sie um entsprechendes Verhalten. Dies kann u.a. die folgenden Massnahmen umfassen: An- und Abreise mit dem öffentlichen Verkehr, sparsamer Gebrauch von Papier (z.B. auf Handouts u. Infomaterialien verzichten, Skripte oder Unterlagen vorab per E-Mail verteilen), barrierefreie Präsentationen.   

Weitere Informationen:

4. Barrierefrei kommunizieren

Auch Ihre Kommunikationsmittel können Sie barrierefrei gestalten. Achten Sie auf die folgenden Kriterien: In Info- und Programmheften eine möglichst grosse Schrift verwenden (14 pt), mattgestrichenes Papier statt Hochglanzpapier, Informationsmaterialien für sehbehinderte Menschen kontrastreich gestalten, Internetseiten barrierefrei gestalten bzw. barrierefreie Download-Dokumente einstellen. 

Weitere Informationen:

5. Besondere Bedürfnisse

Besondere Bedürfnisse der Teilnehmenden können z.B. aufgrund von Behinderungen, Allergien oder der Begleitung von Kindern entstehen. Um diesen Bedürfnissen professionell begegnen zu können, sollten Sie bereits im Einladungsschreiben, auf Ihrer Website oder der Online-Registrierung eine Kontaktangabe platzieren, damit die Teilnehmenden diese Wünsche mitteilen können – und Sie die nötige Zeit haben, um zu reagieren.   

Weitere Informationen:

6. Über Nachhaltigkeitsziele informieren

Informieren Sie Teilnehmende, Anspruchsgruppen und Öffentlichkeit schon vor der Veranstaltung über Ihre Nachhaltigkeitsziele, z.B. im Einladungsschreiben, in Informationsunterlagen oder auf der Event-Homepage. So können Sie Ihre Motivation darlegen und einzelne Massnahmen erklären, beispielsweise warum Sie eine weitgehend papierfreie Kommunikation anstreben oder ein klimafreundliches Menu anbieten werden. Hier können Sie die Teilnehmenden auch zu umweltgerechtem Verhalten animieren.


 

 

7. Für eine umweltfreundliche An- und Abreise sensibilisieren

Die An- und Abreise der Teilnehmenden zu einem Event ist für einen Grossteil der anfallenden CO2-Emissionen verantwortlich (bei internationalen Konferenzen bis zu 80%). Motivieren Sie die Teilnehmenden schon bei der Einladung, der Online-Registrierung oder auf Ihrer Webseite dazu, eine Anreise mit dem öffentlichen Verkehr zu unternehmen. Stellen Sie zur Sensibilisierung z.B. die CO2-Emissionen verschiedener Verkehrsmittel einander gegenüber. Besonders für Flugreisende können Sie Informationen und Angebote für CO2-Kompensation zur Verfügung stellen.

Weitere Informationen:

8. Nachhaltigkeit während der Veranstaltung kommunizieren

Informieren Sie die Teilnehmenden während des Events über die getätigten Massnahmen, um den jeweiligen Nutzen zu erklären und für soziale und ökologische Herausforderungen zu sensibilisieren. Machen Sie klar, warum Sie z.B. ein vegetarisches Catering anbieten oder Abstracts nur digital verteilt haben. Sprechen Sie Ihre Nachhaltigkeitsziele z.B. bei der Begrüssung an, nutzen Sie Informationsschilder oder digitale Medien, um die Gäste zu sensibilisieren und auch während des Events für umweltbewusstes und soziales Verhalten zu animieren.

9. Die Öffentlichkeit über Ihr Engagement informieren

Kommunizieren Sie Ihr Engagement für einen nachhaltigen Event und die vorgesehenen Massnahmen selbstbewusst der Öffentlichkeit, den Medien und Ihren Anspruchsgruppen. Diese können erkennen: Die Veranstaltung ist umweltbewusst, nachhaltig, gut ausgerichtet und damit auch interessanter für potentielle Sponsoren. Lassen Sie Ihren Event in den Veranstaltungskalender AGENDA eintragen.

Die drei Bereiche der Abteilung Kommunikation & Marketing der Universität Basel (Kommunikation, Marketing & Event sowie Web Service) sind für die externe Kommunikation, für das Marketing und für die gesamtuniversitären Veranstaltungen der Universität Basel verantwortlich.

Weitere Informationen:

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