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Konferenz- und Kommunikationsmaterial

Konferenzmaterial

Auch wenn Konferenzmaterialien wie Einladungen, Programme, Namensschildchen, Schilder und Handouts gegenüber anderen Veranstaltungspunkten wie z.B. der Anreise oft nur relativ geringe Umweltwirkungen verursachen, hat ihr Einsatz doch eine wichtige Signalwirkung an die Teilnehmerinnen und Teilnehmer.

Bei wiederholt durchgeführten Veranstaltungen kann das Wiederverwenden bestimmter Materialien Ressourcen sparen und durch elektronisch zur Verfügung gestellte Informationen kann z.B. der Papierverbrauch stark reduziert werden. Dort, wo Materialien nicht wiederverwendet oder ihr Einsatz nicht vermieden werden kann, sollte darauf geachtet werden, dass umweltfreundliche, fair hergestellte und langlebige Produkte gekauft werden.

Massnahmen

1. Papierverbrauch reduzieren

Versuchen Sie möglichst wenig Papier zu verbrauchen und überlegen Sie, welche Informationen die Teilnehmenden unbedingt in gedruckter Form benötigen. Managen Sie z.B. die Teilnahmeregistrierung möglichst per Online-Formular oder Email. Stellen Sie das Veranstaltungsprogramm online, als pdf oder per App (siehe Massnahme 4) zur Verfügung. Fragen Sie bei der (Online-)Registrierung nach, ob die jeweilige Person ein gedrucktes Programm haben möchte, um die Stückzahlen zu verringern. Und geben Sie gedruckte Programme an der Veranstaltung nur auf Nachfrage heraus. So können Sie auch die Druckkosten reduzieren.   

2. Doppelseitig drucken und Recyclingpapier verwenden

Drucken Sie grundsätzlich doppelseitig aus und nutzen Sie für die Veranstaltungsplanung und -durchführung ausschliesslich Papier aus 100% Recyclingfasern, das sie an den entsprechenden Labeln erkennen (siehe Links). Recycling-Papiere belasten die Umwelt im Schnitt um ein Drittel weniger als Papiere aus Frischfasern, da für Frischfaserpapier teilweise Wald gerodet wird und grosse Mengen Energie und Wasser für die Produktion anfallen.

Weitere Informationen:

3. Bei nachhaltigkeitsorientierten Druckereien drucken lassen

Wenn Sie sich entscheiden, ein grösseres Dokument zu drucken, achten Sie bei der Wahl der Druckerei auf nachhaltige Kriterien. Immer mehr Druckereien in der Schweiz bieten zertifiziertes Papier und Öko-Druckfarben an, kompensieren ihren CO2-Ausstoss oder haben ein Umweltmanagementsystem. Versuchen Sie dabei möglichst eine Druckerei aus der Region zu beauftragen, um die Transportwege gering zu halten. Und denken Sie daran: Viel zu oft werden Printprodukte in zu hohen Auflagen produziert. Denn noch ökologischer als ökologisch zu drucken ist die Reduktion des Papierverbrauchs.

Weitere Informationen:

4. Event-App anbieten

Bei grösseren Konferenzen können Sie eine App anbieten, um Informationen z.B. über das Event-Programm zur Verfügung zu stellen. So können Sie die Stückzahlen für gedruckte Programme reduzieren und wichtige Informationen immer wieder aktualisieren. Eine App ist für Ihre Teilnehmenden kostenfrei und kann über den Apple App Store und den Android Market heruntergeladen werden. Webbasierte Apps, die ähnlich wie eine Website funktionieren, kosten ab ca. 150 CHF pro Event, speziell entwickelte Apps mit interaktiven Funktionen sind jedoch deutlich teurer (Der Einbezug eines Sponsors kann hier Sinn machen).  

Weitere Informationen
Einige Anbieter für Event-Apps (nicht getestet):

5. Faire und ökologische Gastgeschenke verwenden

Achten Sie bei der Auswahl von Gastgeschenken darauf, dass diese möglichst nicht kurzfristig zu Abfall werden und in ihrer Produktionskette die Umwelt möglichst wenig belasten und sozial verträglich sind. Überlegen Sie, ob auch nicht-materielle Geschenke wie eine Umweltschutzspende eine Option sein könnte oder ob auf  Gastgeschenke nicht ganz verzichtet werden kann.

Weitere Informationen

Einige Ideen und Adressen für sinnvolle Geschenke:

6. Nachhaltig produzierte Konferenzmappen & Giveaways einsetzen

Achten Sie beim Kauf von Konferenzmaterialien wie Mappen, Stifte oder Namensschilder auf nachhaltige Herstellung. Verwenden Sie Produkte, die mit Öko- oder Fairtrade-Labels zertifiziert sind (weitere Infos in den Links), oder nutzen Sie regionale Produkte aus Basel und der Umgebung. Auf attraktiven, nachhaltig hergestellten Produkten lassen sich auch Sponsorenlogos platzieren – was Ihnen bei der Finanzierung hilft. Wenn Sie einen Schritt weiter gehen möchten, können Sie ganz auf Giveaways verzichten und Ihre Teilnehmenden bitten, Ihre eigenen Notizblöcke und Stifte mitzubringen.  

Weitere Informationen

7. Materialien wiederverwenden

Nutzen Sie Materialien wie von vorangegangenen Veranstaltungen. Beschriften Sie Materialien wie z.B.  Poster, Schilder oder Stifte nicht mit spezifischen Informationen zum Event (Datum, Zeiten, Veranstaltungsort, etc. ), um die Materialien auch auf kommenden Veranstaltungen wiederverwenden zu können. Sammeln Sie Materialien wie z.B. ausgelegte Mappen, Broschüren oder Badges am Ende des Events ein oder stellen Sie gut sichtbare Rückgabeboxen auf.

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