Hybrid-Veranstaltungen: Die neue Technik besteht den Praxistest
Mit der Durchführung des internationalen Umweltkonvents als Hybrid-Veranstaltung wurde die neue Audio- und Videotechnik im Kollegienhaus der Universität Basel erstmals bei einem grösseren Event getestet. Die Organisatoren ziehen ein positives Fazit, was auch aus ökologischen Gründen eine gute Nachricht ist.
14. Oktober 2021
«Als Veranstalter standen wir vor einer schwierigen Situation», meint Petra Hirsig-Geiger, Geschäftsführerin von sun21. Der Verein führte Ende September im Kollegienhaus einen Konvent durch, zu dem die Preisträgerinnen und Preisträger der renommiertesten internationalen Umweltpreise nach Basel eingeladen wurden. Diese präsentierten ihre Projekte und diskutierten mit Studierenden und Alumni des Masters in Sustainable Development, organisiert durch Professorin Patricia Holm.
«Wegen den Coronamassnahmen wussten wir lange nicht, in welcher Form wir den Konvent durchführen können, und mussten uns alle Optionen offenhalten.» Die Organisatoren entschieden sich schliesslich für eine hybride Konferenz, bei der ein Teil vor Ort teilnimmt und sich die anderen aus aller Welt online zuschalten.
An der Universität habe man «super Voraussetzungen» vorgefunden: In den vergangenen Monaten wurden Hör- und Seminarräume im Kollegienhaus renoviert und technisch aufgerüstet. Hirsig-Geiger: «Die Technik, die wir für die Durchführung einer Hybrid-Veranstaltungen brauchten, war hier bereits vorhanden.» Zudem habe man vonseiten der Universität im Vorfeld der Veranstaltung viel Unterstützung erhalten. «Wir mussten ja alle zuerst lernen, wie die neue Technik funktioniert.»
Guter Überblick dank fix installierten Kameras
Im Zuge der technischen Erneuerung wurden im Kollegienhaus vier Hörsäle und die Aula mit fix installierten Kameras ausgestattet. Neben dem Kamerabild werden die Präsentation und der Ton in guter Qualität für Aufnahmen und Online-Veranstaltungen bereitgestellt. Diese Technik können die Dozierenden in der Regel selbst bedienen.
Durch mobile Mikrofone sind Beiträge aus dem Publikum im Saal und online gut verständlich. So ist es möglich, externe Teilnehmerinnen und Teilnehmer in die Veranstaltung zuzuschalten und ihnen einen guten Überblick zu verschaffen. Zudem wird die digitale Aufzeichnung von Vorlesungen und Präsentationen einfacher.
Flugreisen sollen deutlich reduziert werden
«Die Durchführung des Umweltkonvents hat aufgezeigt, dass hybride Konferenzen möglich sind», meint Stefano Dias Machado, Projektleiter bei der Fachstelle für Nachhaltigkeit der Universität Basel, die sun21 bei der Durchführung des Umweltkonvents unterstützt hat.
«Die Technik im Kollegienhaus hat hervorragend funktioniert, wichtig war die detaillierte Planung der Online-Sessions und technische Tests mit allen Präsentierenden. Das ist für grössere hybride Veranstaltungen meiner Meinung nach unabdingbar», so Dias Machado weiter. Da der entsprechende Bedarf für den Konvent frühzeitig angemeldet wurde, konnte der Event seitens Facilities entsprechend unterstützt werden.
Aus Nachhaltigkeitsperspektive sind die erzielten CO2-Einsparungen natürlich ein wichtiger Faktor. Denn die Universität hat sich das Ziel gesetzt, ihre Flugemissionen um 30 Prozent zu reduzieren. Virtuelle und hybride Konferenzformate werden dabei auch nach der Coronapandemie ein wichtiger Baustein sein, ist sich Dias Machado sicher.
Organisation ist aufwendiger
«Alle Preisträgerinnen und Preisträger samt Begleitung einfliegen lassen, wollen wir auch in Zukunft nicht», sagt Petra Hirsig-Geiger. Man werde deshalb auch bei künftigen Veranstaltungen auf die Möglichkeiten der Digitalisierung setzen: «Alles andere könnten wir gar nicht verantworten.»
Hirsig-Geiger verhehlt aber auch nicht, dass die Organisation von Hybrid-Anlässen aufwendiger sei als eine reine Präsenzveranstaltung, weil zum eigentlichen Programm die technische Planung hinzukommt. Zudem brauche es zusätzliches Personal für Moderationen in Chats und den technischen Support. Und: «Der persönliche Austausch und die Pausengespräche, bei denen eben auch Wichtiges besprochen wird, kommen definitiv zu kurz.» Insgesamt zieht sie aber ein positives Fazit: «Alles hat gut funktioniert, und es herrschte eine ganz eigene Stimmung, wenn sich unsere Preisträgerinnen und Preisträger aus allen Kontinenten zugeschaltet haben.»
